Видеть, чем заняты сотрудники, и не стоять у каждого над душой

Когда команда вырастает до 10–30 человек, вы перестаёте видеть, кто чем занят: все загружены, а задачи всё равно горят. Я соберу картину из рабочих систем — CRM, задач, телефонии, 1С — и настрою регулярный отчёт: кто что сделал, где срываются сроки, кто перегружен, а кто недогружен. Это не про слежку, а про то, чтобы вы сняли с себя ручной контроль и спокойно решали, где узкое место и кого нанимать следующим.

Обсудить задачу Как я работаю

Узнаёте себя?

Если это про вас — я могу помочь

Все говорят, что завалены работой, а я не понимаю, правда ли это и нужен ли ещё один человек.

Чтобы узнать, что происходит, мне приходится каждый день обходить всех и спрашивать «как там с заказом?».

Задачи ставлю в Битрикс24 или в чате, а потом выясняется, что срок прошёл неделю назад и никто не напомнил.

Один сотрудник тянет на себе половину работы и скоро выгорит, а другой загружен наполовину — и я это вижу только по ощущениям.

Заказ где-то застревает между отделами, но где именно и почему — никто не может объяснить.

Результат

Что вы получите

Регулярный отчёт руководителю

Ежедневно или раз в неделю в Telegram: что сделано по каждому сотруднику и отделу, какие задачи просрочены, что ждёт решения от вас.

Нагрузка по людям

Сколько задач, сделок, звонков, документов в 1С на каждом. Видно, кто перегружен, кто недогружен и как это меняется от недели к неделе.

Сроки и просрочки

Какие задачи закрываются вовремя, какие висят и у кого. Без поиска по чатам и CRM.

Карта узких мест

Где заказы и задачи дольше всего ждут: на согласовании, на складе, у одного конкретного специалиста. С этим уже можно что-то делать.

Как идёт работа

Заявка и оценка
Вы рассказываете, какие системы у вас работают и что хочется увидеть. Я оцениваю задачу и называю цену и срок.
Что и где учитывается
Разбираемся, какие следы оставляет работа каждой роли: менеджер — в CRM, кладовщик — в 1С или МойСклад, мастер — в задачах. Выбираем понятные показатели, а не «время за компьютером».
Уведомление команды
Сотрудники заранее знают, что и по каким системам считается. Подскажу, как об этом сказать команде и что прописать во внутреннем положении.
Подключение и первый отчёт
Подключаю рабочие системы, собираю отчёт, сверяем его с вашим пониманием ситуации. Правлю показатели, которые не отражают реальную работу.
Запуск
Включаю рассылку по расписанию, вы принимаете работу. Доработки и поддержка дальше — по договорённости.

Примеры задач

С чем ко мне приходят

Сервисная компания, 15 мастеров

Заявки в Битрикс24, выезды в задачах. Еженедельный отчёт: сколько заявок закрыл каждый мастер, сколько вернулось на доработку и где заявки ждут дольше всего.

Производство на 30 человек

Заказы проходят через менеджера, технолога, цех и склад. Отчёт показывает, на каком этапе заказ стоит дольше всего — оказалось, что всё упирается в одного технолога.

Бухгалтерская фирма

Каждый бухгалтер ведёт несколько клиентов. По задачам и документам в 1С видно, у кого сколько клиентов на самом деле в работе и кто не успевает к срокам сдачи отчётности.

Интернет-магазин со складом

Сборщики, упаковщики и менеджеры. Ежедневная сводка: сколько заказов собрано и отгружено, сколько застряло и на каком шаге, сколько обращений клиентов без ответа.

Вопросы

Частые вопросы

Не нашли свой — спросите в Telegram.

Это вообще законно?

Да, если делать честно, и я делаю только так. Используются только рабочие системы и рабочие аккаунты: CRM, задачи, рабочая телефония, 1С, таск-трекер. Сотрудники заранее уведомлены, что и как учитывается, — это прописывается во внутреннем положении, итоговый текст лучше показать вашему юристу или кадровику. Личные мессенджеры, камеры, кейлоггеры, скриншоты экрана и чтение личной переписки не использую и за такие задачи не берусь.

Как это воспримут сотрудники?

Зависит от того, как подать. Если сказать «хочу видеть, где у нас застревает работа и кому нужна помощь», а не «буду следить», большинство относится спокойно. Тем, кто работает хорошо, отчёт на руку: их результат наконец виден. А перегруженным он помогает доказать, что им нужен помощник.

Сколько стоит и что делать, если бюджет совсем маленький?

Отчёт по одному отделу из двух рабочих систем — от 20 000 ₽. При совсем маленьком бюджете начнём с одного, в рамках минимального чека 15 000 ₽: ежедневной сводки просроченных задач по людям из вашей CRM или таск-трекера. Цену фиксируем до старта, основную часть оплаты вы вносите после приёмки.

Сколько времени займёт?

Отчёт по одной системе — около недели. Если нужно свести CRM, задачи и 1С по нескольким отделам — 2–4 недели. Плюс пара недель, чтобы накопились данные для разбора узких мест.

А если задачи у нас ставятся в чате, а не в системе?

Тогда считать нечего, и первым шагом будет перенести задачи в нормальный трекер — Битрикс24, Яндекс Трекер или другой, что вам удобнее. Это отдельная небольшая работа, без неё любой отчёт будет гаданием.

Можно ли так оценивать и увольнять сотрудников?

Отчёт показывает цифры, а не выносит приговор. Низкая нагрузка может значить, что человек ленится, а может — что ему не дают задач или он занят тем, что в системах не видно. Цифры — повод поговорить, а решение остаётся за вами.

Для роста дальше